1. Om aanspraak te kunnen maken op de steun van het Gemeenschappelijk Fonds moet het bedrijf bij de start van het nieuwe portefeuillejaar het AFSPRAKENBLAD ingevuld en ondertekend hebben. Een nieuwe onderneming moet ook de gegevens in verband met de werkgelegenheid op de BEDRIJFSFOTO hebben ingevuld. De ondertekening van het afsprakenblad gebeurt door de zaakvoerder en een ervaren (trouwe) arbeider. Zolang dat niet gebeurd is, dient TFTC bij de stuurgroep geen aanvraag in. Dit moet gebeuren voor 31 maart van het huidige werkjaar.

2. De grote bedrijven met een ondernemingsraad dienen geen afsprakenblad in te vullen, maar moeten bij aanvang van een nieuw portefeuillejaar wel het schriftelijk bewijs leveren (met handtekeningen) dat de steun van het Gemeenschappelijk Fonds en het opleidingsplan van dat bedrijf tijdens een ondernemingsraad werden toegelicht en goedgekeurd. Een getekende kopie van de NOTULEN van die vergadering is noodzakelijk. Is er geen ondernemingsraad in dit soort bedrijf, dan dient de syndicale delegatie ingelicht te worden.
Wie moet het afsprakenblad tekenen namens de werknemers?

• als er een ondernemingsraad is, tekenen de afgevaardigden in deze ondernemingsraad en ontvangt TFTC een kopie van de notulen
• als er een syndicale delegatie is, of een comité, of een syndicaal verkozene, dan is dat de persoon die mee moet tekenen
• in alle andere gevallen tekent er iemand vanop de werkvloer, iemand die tot het PC 110 behoort. Zijn/haar functie wordt eveneens vermeld bij zijn/haar naam.

3. Voor bedrijven die de laatste twee jaar veel meer budget hebben aangevraagd dan ze effectief hebben opgebruikt, wordt het budget voor het daaropvolgende werkjaar bepaald op basis van de laatste afrekening. Deze wordt met 25% verhoogd en dat wordt het nieuwe budget. Van deze stelregel kan worden afgeweken indien de onderneming bewijst dat ze in het nieuwe werkjaar sterk gaat investeren in opleidingen en dit na bespreking met TFTC.

4. Het opleidingsplan dat bij het begin van een werkjaar wordt opgesteld, is NIET limitatief. Het kan altijd uitgebreid worden mits goedkeuring door de stuurgroep en indien – door omstandigheden – bepaalde opleidingen niet kunnen doorgaan, is dat geen reden tot vermindering van het budget of verwerping van de aanvraag.

5. De budgetaanvraag van elke onderneming wordt door TFTC naar de leden van de stuurgroep en naar de bedrijfsleider gestuurd en dit minimaal 7 werkdagen voor de volgende vergadering.

6. Bij twijfel rond de budgetaanvraag kan de stuurgroep aan TFTC vragen om bijkomende inlichtingen te verzamelen in het bedrijf via een gesprek met de bedrijfsleider en/of de werknemer die mee getekend heeft op het afsprakenblad. De aanvraag komt dan op de agenda van de volgende vergadering van de stuurgroep.

7. Voor de afrekening van de opleidingsinspanningen is het een absolute vereiste om van elke deelnemer/arbeider aan elke opleiding een ingevuld en ondertekend evaluatieblad te krijgen. In principe wordt het standaardformulier van TFTC gebruikt. Ondernemingen die in het kader van ISO-certificering (of andere) zelf reeds een evaluatieblad gebruiken, kunnen dit verder doen mits duidelijke afspraken met TFTC zodat iedere onderneming quasi op dezelfde manier in zijn geheel kan geëvalueerd worden. Opleidingen die gratis worden georganiseerd, worden niet opgenomen in de portefeuille voor vergoeding, maar de uren worden wel geregistreerd in functie van de arbeidsdeal.
De ingevulde en getekende evaluatieformulieren mogen digitaal aan TFTC bezorgd worden, op voorwaarde dat de onderneming de originele, papieren exemplaren zelf bewaart gedurende een periode van 3 jaar.

8. Om de stand van zaken in het budget netjes te kunnen opvolgen, vraagt TFTC om trimestrieel alle beschikbare evaluatieformulieren te ontvangen. Onvoorwaardelijk moet TFTC op 1 november gegevens over het lopende werkjaar hebben. Dit is belangrijk om te controleren of het voorziene budget zal volstaan want het is ook de laatste periode waarin TFTC nog een eventuele budgetverhoging kan aanvragen. Indien TFTC alle evaluatieformulieren slechts ontvangt op het einde van het werkjaar en het afgesproken budget op die manier overschreden wordt, zal TFTC enkel dat afgesproken budget uitbetalen. Een overzicht van de toestand kan steeds bij TFTC opgevraagd worden.

9. Op het einde van het werkjaar kan TFTC vragen om een kort evaluatiegesprek te voeren met de bedrijfsleider en/of enkele werknemers om een duidelijk beeld te krijgen van de waarde van de geleverde inspanningen en om te luisteren naar opleidingsvragen van werknemers. Omdat dit wellicht enige voorbereiding vraagt, zal TFTC de bedrijven tijdig inlichten en toestemming vragen voor dat bezoekje.

Voor vragen rond en de opstart van een opleidingsportefeuille, neem contact op met Kathrin Callewaert via info@train4texcare.be of tel. 02/463 19 50